主辦單位就是出錢和指導的人，承辦單位就是所謂辦活動的人，協辦單位就是提供你資源一起辦活動的人；至於贊助商，就是贊助你活動所需經費或物品的人，但要找贊助商，實在不是一件那麼簡單的事情，因為，你必須帶著事先已經規劃好的活動計劃內容，去找贊助商對象商談，你要能夠很清楚的讓他知道，他如果贊助這項活動的話，會有什麼樣的好處或效益，以提高他贊助的意願。
給主辦（指導）單位的簽呈，就是一份申請辦理活動的公文，再加上活動計劃書與活動經費預算表；申辦活動公文各單位不同，所以便不在此論述；
【活動計劃書內容】
活動名稱＋活動宗旨＋活動目標＋活動時間＋活動地點＋
活動對象＋活動內容(如何進行？)＋活動注意事項
另外，還要再設計宣傳文案。
【活動經費預算表】
你辦理這場活動所需要的人力和事物資源清單，
如有尋求協辦和贊助，則另外再列一張清單。